Le Bureau de l'ADMNET

L'ADMNET est une école. C'est une école de Musique et de Danse qui pour exister a le statut d'association 1901 constituée le 03/11/1989, car la Mairie ne veut pas d'une école municipale, mais c'est avant tout une école. Avec ses 15 professeurs salariés (la grande majorité en CDI) c'est aussi l'équivalent d'une PME avec un capital de 170.000 euros, avec tout ce que ça implique.

Comme pour toute association, elle est constituée d'un bureau dans un Conseil d'Administration, a des statuts, et doit finir l'année scolaire a l'équilibre financier, ne dégageant aucun bénéfice.

Le Bureau de l'ADMNET est constitué d'adhérents bénévoles qui guident le Conseil d'Administration afin de faire perdurer l'association.

Il assure le fonctionnement quotidien de l'école.

Il est constitué d'un Président, d'un Vice-Président, d'un Trésorier, d'un Vice-Trésorier, d'un Secrétaire et d'un vice-Secrétaire.

Ne pouvant se payer une directrice pédagogique au vu du budget, l'organisation de l'ADMNET se doit d'être exemplairement efficace.



Les activités du Président

OK

Il a la responsabilité des décisions prises par l'association.

Il doit avoir une vision globale et doit s'informer sur tout.

Il capitalise les erreurs du passé afin qu'elles ne soient pas reproduites.

Il est l'interface privilégiée avec :

  • le département (ex-ADDA) ;
  • la municipalité ;
  • les autres Écoles de Musique et de Danse
  • les autres associations, de Saint-Jean ou autres

Il va déclarer les vols et les dégradations à la gendarmerie de l'Union, par exemple quand quelqu'un vole la caisse du Festizik en 2017.

Il garde la CB de l'association. Il a la signature des chèques, comme les trésoriers (c'est la trésorière qui a le chéquier).

En outre, il peut :

  • animer l'association, coordonner les activités ;
  • assurer les relations publiques, internes et externes ;
  • se charger de signature des contrats, embauche du personnel,
  • assurer la représentation de l'’association pour tous les actes engageant l'’association à l’'égard des tiers ;
  • lire le rapport moral annuel à l’assemblée générale.


Le **Vice-Président**

Poste à pourvoir

Il est l'interface avec les salariés : il

  • gère les ressources humaines,
  • gère les mésententes entre les professeurs,
  • gère les conflits au sein de l'association,
  • assiste aux audiences du tribunal,
  • représente de plein droit l'association devant la justice



Les activités du Trésorier

Aide bienvenue

Partie « opérationnelle » et récurrente

  • Envoyer la fiche navette chaque mois à PSA31 en début de 3e semaine du mois (Attention aux frais de déplacement !) ;
  • Paiement des salariés en CDI à partir des informations renvoyées par PSA31 ;
  • Paiement des salariés auto-entrepreneurs à partir de leur facture (Exemple : Trompette, Atelier respiration abdominale profonde… ) ;
  • Paiement des cotisations, charges sociales (URSSAF, SACEM… ) ;
  • Paiement de toutes autres dépenses (Exemple : 90 euros pour la harpe tous les mois) ;
  • Suivi des comptes/gestion des entrées et sorties d’argent.


Partie trésorerie de la gestion du personnel

  • Traitement et envoi à PSA31 des feuilles d'arrêt Maladie
  • Traitement et envoi à PSA31 des lettres de démission

Partie « analytique »

  • Téléchargement de l'historiques des comptes tous les débuts de mois afin d'avoir le solde au dernier jour du mois et de pouvoir le croiser avec le bilan comptable ;
  • Préparation du bilan financier, analyse des écarts avec la prévision initiale ;
  • Préparation de la prévision financière de l’année à venir, analyses spécifiques permettant de déterminer le montant des cotisations de l’année suivante,
  • Analyses ponctuelles de rentabilité de nouvelles activités envisagées,
  • Préparation de la partie financière des dossiers de subvention.
  • La négociation pour avoir une harpe à nous et ne pas la louer…


Partie Pratique

  • Rédiger des bordereaux de remise de chèque
  • Apporter les chèques à encaisser à la banque
  • Retirer un fond de caisse avant chaque événement avec buvette
  • Rapporter le liquide à la banque
  • Rédiger et payer par chèque quand le virement/paypal n'est pas possible
  • Payer les professeurs en CDD/CDI par virement en fonction des bulletins de paie envoyés par PSA31
  • Distribution aux salariés des bulletins de paie envoyés par PSA31
  • Rangement des documents envoyés par PSA31 sur le Cloud Drive Microfoft admnet@outlook.fr


Partie Prélèvements automatiques

OK

Dans la mesure du possible, tous les paiements administratifs devront être automatisés :

  • La solution de paiement de la cotisation des adhérents privilégiée sera la prélèvement automatique
  • La solution de paiement aux organismes qui prennent de l'argent à la ADMNET privilégiée sera la prélèvement automatique

Cette tâche est actuellement effectuée par le Président.



Les activités du secrétaire

Besoin d'aide supplémentaire : postes à pourvoir

Le secrétaire

  • tient le registre spécial réglementaire (modification des statuts et changement de composition du conseil d’administration).
  • rédige les déclarations en préfecture
  • tient la correspondance de l'association (répond aux courriers postaux… ).
  • rédige les chèques et les fait signer par le Président
  • est responsable des archives,
  • établit les procès-verbaux des réunions,
  • joue un rôle clé dans la communication interne et externe de l'’association, par exemple en tenant à jour les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs…
  • réserve un agent de sécurité (SSIAP) pour les concerts et autres manifestations
  • Édite les factures pour les adhérents qui le demandent (pour leur CE ou autre).

Noter la prise en compte de la part mutuelle obligatoire (50% de la base supportée par le salarié) à introduire avec effet rétroactif depuis le 1er juillet 2016.


Pour les Conseils d'Administration : Assemblées Générales

Elle prépare les papiers nécessaires :

  • Fiche de présence
  • Documents concernés par l'ordre du jour
  • Modèle de Compte-rendu
  • Bulletins de vote à bulletin secret s'il y a lieu


La secrétaire de séance

Lors des réunions du bureau, des Conseils d'Administration (C.A.), et des assemblées générales (A.G.)

Elle a pour rôle de prendre des notes pendant la séance et de rédiger ensuite un compte-rendu qui sera communiqué au C.A., adhérents et professeurs


Le cas particulier du Fichier Adhérent

Le fichier adhérent est le document central de l'école. Son remplissage doit être effectué de la manière la plus rigoureuse possible.

Sa mise à jour doit être fiable, le mieux étant qu'elle soit faite en binôme.

De ce fichier adhérent sont déduits :

  • les sommes et dates des prélèvements automatiques
  • l'occupation des salles de cours
  • l'emploi du temps de chaque élève
  • l'emploi du temps de chaque professeur
  • la génération des fiches d'inscription et de ré-inscription
  • etc



Les deux commissaires aux comptes

Il manquerait un deuxième vérificateur

Important : l'’exercice de certaines activités est incompatible avec la gestion ou la représentation d’une association, par exemple les commissaires aux comptes chargés du contrôle de l’association, les militaires dans les associations à caractère politique ou syndical, certains fonctionnaires en activité lorsqu’'une réglementation le prévoit et lorsque l’indépendance et la neutralité du service public pourraient être remises en cause.

Les commissaires aux comptes vérifient et valident les comptes et les budgets de l'ADMNET au moment des assemblées générales.



Les activités liées au contrats de travail et avenants

Aide bienvenue

  • Préparation des contrats des nouveaux professeurs (CDI, CDD, …)
  • Préparation des avenants aux contrats à chaque début de saison (dans l'idéal tous les 6 mois, en Septembre et en Janvier), en fonction du nombre d'élèves et donc d'heures de cours par semaine.

Pour cela il est :

  • l'interface avec M. PONS de PSA31
  • l'interface avec le CNEA


  • Numéro URSSAF : 377566286, 00011, ASS ADMNET ASSOCIATION LOI 1901
  • URSSAF MIDI PYRENEES : 737000000100223511
  • Adresse des organismes de retraite : Retraite Complémentaire AUDIENS
  • Prévoyance CHORUM: Attention à ne pas oublier la déclaration annuelle de prévoyance (Chorum).
  • Frais de santé : Complémentaire santé UMANENS MUTALIA



La commission qui s'occupe des subventions

Aide bienvenue

La rédaction d'un dossier de subvention est une activité transverse qui nécessite toutes les compétences (statistiques/budgets prévisionnels/etc )

Demandes de subvention

Réunions de compte-rendu de l'utilisation des subventions

Toute subvention obtenue doit avor son utilisation justifiée.


Prêt des salles de cours par la Mairie

Considéré comme subvention en nature.

Notez que la salle Santos a été échangée contre la salle de cours de flûte traversière Paul Taffanel.



La commission "inscriptions"

Poste important à pouvoir

La gestion des inscriptions et des ré-inscriptions étant une charge ponctuelle (deux fois par an) très lourde, elle ne peut pas être prise en charge par le bureau qui doit déjà gérer le quotidien.

Elle nécessite une organisation spécifique par une équipe dédiée afin d'être efficace.

Pour cela, elle est effectuée par des membres du Conseil d'Administration et autre bénévoles aguerris à ce moment vital de l'association.



La commission "Danse"

Postes importants à pouvoir

La gestion de la danse est spécifique et nécessite une implication différente de la musique.

Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur de danse pour :

  • la communication avec le Conseil d'Administration
  • l'audition en milieu d'année
  • l'organisation du gala de danse de fin d'année
  • le DVD / la vidéo du gala
  • le partage des photos prises par les parents
  • les costumes
  • les tenues de danse



La commission "Licences de Danse auprès de la Fédé "

Poste à pourvoir

L'ADMNET étant une École de Danse licenciée à Fédération des Écoles de Danse, toutes les danseuses doivent posséder leur licence pour prendre les cours.

Cette commission de l'ADMNET effectue la saisie de chaque adhérente en danse sur le site de la FFD, et envoie chaque licence à chaque adhérent.

Cette tâche est longue et pénible.



La commission "Récupération et traitement du courrier postal"

Poste vital à pourvoir

Cette équipe a pour rôle d'aller récupérer le courrier postal à la Mairie de Saint-Jean.

Le courrier devra être ensuite ouvert, trié, traité, puis rangé.

Chaque courrier devra avoir son contenu résumé dans un e-mail destiné à qui de droit, avec en pièce jointe un scan du courrier proprement dit.

Par exemple, une facture devra être lue et résumé dans un e-mail adressé à la trésorière :

« Voici pour règlement une facture de <telle société>, ayant pour référence <.......>, datée du <../../....> a un montant de <....> EUROS ».

Cela permet au destinataire de traiter le courrier même s'il n'a accès qu'au texte de l'e-mail.

Une activité récurrente par exemple sera la cotisation UDEMD.



La commission "Traitement des courriers électroniques (e-mails)"

Poste à pourvoir

Cette équipe aura pour rôle de répondre



La commission "Interface avec la Mairie"

Poste important à pourvoir

Cette équipe a pour rôle d'assurer l'interface de l'école avec la Mairie de Saint-Jean

  • Participation à la Co-construction de la vie associative à Saint-Jean,
  • Participation à toute réunion ayant un rapport avec la culture ou la vie associative
  • Réservation des salles de cours
  • Réservation des salles de spectacle
  • Diffusion de l'agenda des manifestations de l'ADMNET, avec des photos
  • Écriture d'articles pour le journal municipal “Le Lien” à chaque fois que c'est possible
  • Demande d'utilisation des sucettes (panneaux publicitaires municipaux)
  • Demande de diffusion d'information aux Saint-Jeannais



La commission "Communication"

Poste vital à pourvoir

Cette équipe a pour rôle d'assurer la communication entre notre école et nos professeurs, adhérents et partenaires :

  • Professeurs (absence, modification d'horaire, réunions pédagogiques)
  • Adhérents (absence, Assemblée Générale, manifestation)
  • Diffusion de l'agenda des manifestations de l'ADMNET (au grand public, aux médias, à la Dépêche, au Petit Journal)
  • Autres écoles de Musique (notamment partenariats/échanges avec l'école de Musique de L'union)
  • UDEMD
  • Conseil général/départemental
  • Autres associations (Comité des Fêtes)
  • Publicité
  • Partenaires privés (partenariats, la recherche de capitaux privés et autres sponsors)
  • Grand Public
  • la recherche de nouveaux élèves,
  • assure la promotion de l'école par tous les moyens
  • la recherche de Mécénat (par exemple en collaboration avec la Maison des Associations de Toulouse)
  • la recherche de partenaires privés (par exemple les entreprises du CASSÉ à Saint-Jean)



La commission "SACEM"

Poste important à pourvoir

Cette équipe a pour rôle de gérer tout ce qui est déclaration à la SACEM, ainsi que la négociation de réductions en fonction de la nature des interventions.



La commission "Réservation de salles et SSIAP"

Poste à pourvoir

Cette équipe a pour rôle de remplir les formulaires de réservation de salles :

  • Salle de Convivialité du Complexe Alex Jany (Accès à la cuisine ? Frigo ? Vente de boissons ? Barrières ? Barnum ? … )
  • Salle Palumbo (Paiement de la location de la salle + obligation de présence d'un SSIAP)
  • Salle de René CASSIN (Paiement de la location de la salle + obligation de présence d'un SSIAP)

Pour l'agent de sécurité SSIAP, suivre Agent de sécurité



La Commission "Spectacle"

Poste à pourvoir

Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur coordinateur en charge du spectacle/concert/audition/gala lors de cet événement.

Elle peut être différente suivant les manifestations (Par exemple le Festizik et le Gala de Danse n'ont rien à voir en terme d'organisation).



La Commission "Masterclass"

Aide bienvenue

Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur coordinateur en charge des Masterclass lors de ces événements.



Le responsable du WIFI

Poste à remplacer

Il a en charge la remise en état des imprimantes, photocopieuses et WIFI de l'école lorsque les utilisateurs s'en plaignent.



La webmaster

OK

Il a en charge le site web http://www.dansemusique.net de l'école, ainsi que Facebook




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