L'ADMNET est une école. C'est une école de Musique et de Danse qui pour exister a le statut d'association 1901 constituée le 03/11/1989, car la Mairie ne veut pas d'une école municipale, mais c'est avant tout une école. Avec ses 15 professeurs salariés (la grande majorité en CDI) c'est aussi l'équivalent d'une PME avec un capital de 170.000 euros, avec tout ce que ça implique.
Comme pour toute association, elle est constituée d'un bureau dans un Conseil d'Administration, a des statuts, et doit finir l'année scolaire a l'équilibre financier, ne dégageant aucun bénéfice.
Le Bureau de l'ADMNET est constitué d'adhérents bénévoles qui guident le Conseil d'Administration afin de faire perdurer l'association.
Il assure le fonctionnement quotidien de l'école.
Il est constitué d'un Président, d'un Vice-Président, d'un Trésorier, d'un Vice-Trésorier, d'un Secrétaire et d'un vice-Secrétaire.
Ne pouvant se payer une directrice pédagogique au vu du budget, l'organisation de l'ADMNET se doit d'être exemplairement efficace.
OK
Il a la responsabilité des décisions prises par l'association.
Il doit avoir une vision globale et doit s'informer sur tout.
Il capitalise les erreurs du passé afin qu'elles ne soient pas reproduites.
Il est l'interface privilégiée avec :
Il va déclarer les vols et les dégradations à la gendarmerie de l'Union, par exemple quand quelqu'un vole la caisse du Festizik en 2017.
Il garde la CB de l'association. Il a la signature des chèques, comme les trésoriers (c'est la trésorière qui a le chéquier).
En outre, il peut :
Poste à pourvoir
Il est l'interface du bureau avec les salariés, le DRH : il
Aide bienvenue
OK
Dans la mesure du possible, tous les paiements administratifs devront être automatisés :
Cette tâche est actuellement effectuée par le Président.
Besoin d'aide supplémentaire : postes à pourvoir
Le secrétaire
Noter la prise en compte de la part mutuelle obligatoire (50% de la base supportée par le salarié) à introduire avec effet rétroactif depuis le 1er juillet 2016.
Elle prépare les papiers nécessaires :
Lors des réunions du bureau, des Conseils d'Administration (C.A.), et des assemblées générales (A.G.)
Elle a pour rôle de prendre des notes pendant la séance et de rédiger ensuite un compte-rendu qui sera communiqué au C.A., adhérents et professeurs
Le fichier adhérent est le document central de l'école. Son remplissage doit être effectué de la manière la plus rigoureuse possible.
Sa mise à jour doit être fiable, le mieux étant qu'elle soit faite en binôme.
De ce fichier adhérent sont déduits :
Il manquerait un deuxième vérificateur
Important : l'exercice de certaines activités est incompatible avec la gestion ou la représentation d'une association, par exemple les commissaires aux comptes chargés du contrôle de l'association, les militaires dans les associations à caractère politique ou syndical, certains fonctionnaires en activité lorsqu'une réglementation le prévoit et lorsque l'indépendance et la neutralité du service public pourraient être remises en cause.
Les commissaires aux comptes vérifient et valident les comptes et les budgets de l'ADMNET au moment des assemblées générales.
Aide bienvenue
Pour cela il est :
Aide bienvenue
La rédaction d'un dossier de subvention est une activité transverse qui nécessite toutes les compétences (statistiques/budgets prévisionnels/etc )
Toute subvention obtenue doit avor son utilisation justifiée.
Considéré comme subvention en nature.
Notez que la salle Santos
a été échangée contre la salle de cours de flûte traversière Paul Taffanel
.
Poste important à pouvoir
La gestion des inscriptions et des ré-inscriptions étant une charge ponctuelle (deux fois par an) très lourde, elle ne peut pas être prise en charge par le bureau qui doit déjà gérer le quotidien.
Elle nécessite une organisation spécifique par une équipe dédiée afin d'être efficace.
Pour cela, elle est effectuée par des membres du Conseil d'Administration et autre bénévoles aguerris à ce moment vital de l'association.
Postes importants à pouvoir
La gestion de la danse est spécifique et nécessite une implication différente de la musique.
Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur de danse pour :
Poste à pourvoir
L'ADMNET étant une École de Danse licenciée à Fédération des Écoles de Danse, toutes les danseuses doivent posséder leur licence pour prendre les cours.
Cette commission de l'ADMNET effectue la saisie de chaque adhérente en danse sur le site de la FFD, et envoie chaque licence à chaque adhérent.
Cette tâche est longue et pénible.
Poste vital à pourvoir
Cette équipe a pour rôle d'aller récupérer le courrier postal à la Mairie de Saint-Jean.
Le courrier devra être ensuite ouvert, trié, traité, puis rangé.
Chaque courrier devra avoir son contenu résumé dans un e-mail destiné à qui de droit, avec en pièce jointe un scan du courrier proprement dit.
Par exemple, une facture devra être lue et résumé dans un e-mail adressé à la trésorière :
« Voici pour règlement une facture de <telle société>, ayant pour référence <.......>, datée du <../../....> a un montant de <....> EUROS ».
Cela permet au destinataire de traiter le courrier même s'il n'a accès qu'au texte de l'e-mail.
Une activité récurrente par exemple sera la cotisation UDEMD.
Poste à pourvoir
Cette équipe aura pour rôle de répondre
Poste important à pourvoir
Cette équipe a pour rôle d'assurer l'interface de l'école avec la Mairie de Saint-Jean
Poste vital à pourvoir
Cette équipe a pour rôle d'assurer la communication entre notre école et nos professeurs, adhérents et partenaires :
la Dépêche
, au Petit Journal
)
Poste important à pourvoir
Cette équipe a pour rôle de gérer tout ce qui est déclaration à la SACEM, ainsi que la négociation de réductions en fonction de la nature des interventions.
Poste à pourvoir
Cette équipe a pour rôle de remplir les formulaires de réservation de salles :
Pour l'agent de sécurité SSIAP, suivre Agent de sécurité
Poste à pourvoir
Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur coordinateur en charge du spectacle/concert/audition/gala lors de cet événement.
Elle peut être différente suivant les manifestations (Par exemple le Festizik et le Gala de Danse n'ont rien à voir en terme d'organisation).
Aide bienvenue
Cette équipe a pour rôle d'épauler le professeur coordinateur en charge des Masterclass lors de ces événements.
Poste à remplacer
Il a en charge la remise en état des imprimantes, photocopieuses et WIFI de l'école lorsque les utilisateurs s'en plaignent.