Suivre l'actualité du Bureau

Introduction

Cette page a été créée afin d'améliorer la communication avec les adhérents et afin de communiquer régulièrement sur l'adtualité administrative de l'école :

  • des comptes-rendus ;
  • des prises de décisions collégiales et formalisées ;
  • la liste des actions en cours ;
  • les propositions d'actions ponctuelles qu'un bénévole pourrait réaliser.


  • Le bureau communique tous les jours sur ses avancées par Whatsapp
  • Dernière réunion vidéo Zoom du bureau le mardi 16 Mars 2021 à 21h.


PAR ORDRE DE PRIORITÉ

Comme décidé lors de l'Assemblée Générale Ordinaire du 19 Février 2021 à 19h :


Priorité au récurent (organismes étatiques)



03/09/2021

  • 21 Septembre 2021 : Congé maladie Jannique, remplacée par son fils ou rattrapant pendant les vacances.
  • Il faut publier les statuts
  • HALLUSVALGUS
  • Mettre la “Convention Mairie” sur le site.
  • Toner photocopieuse TOSHIBA e-studio163 (n° CHH660661)
  • Adhésion/Cotisation séparée
  • Poubelles avec notes de musique 2 + 4
  • Envoyer le nouveau logo à la mairie
  • Devis pour master affiche/flyer à Daenou Graphiste
  • Créer l'e-mail inscriptions@dansemusique.net vers tous les profs
  • Résumer le seul cas de rejet de prélèvement de 2020-2021 à Sylvain → FAIT
  • Mettre en place le prélèvement 10 Septembre/10 Octobre, en ajoutant les 48 euros manquant de 2018-2019 (RAB 19€ FFD)
  • Badges : Corentin, Mélanie, Ken, Manuela

Armelle se charge de

  • Infobureau Laurent
  • Meuble de rangement
  • Une imprimante multifonction et services associés
  • Contacter Jannique pour qu'elle se charge de l'acordage des pianos → FAIT ?

Sinon :

  • Devis pour réalisation affiche format panneau sucettes
  • Devis pour panneau flottant ADMNET

18/03/2021 Impôts sur les société

Remplir la feuille d'impôts sur les sociétés en double exemplaire, signer tamponner et renvoyer.

  • Rempli le 28/03/2021
  • Envoyé le 29/03/2021


Rédiger les demandes de subvention

Actuellement :

  • Subvention liée au Covid : En cours : le 22/02/2021 Christophe a envoyé un e-mail.

La seule inconnue est la “première tranche”. En dehors des remboursements “activité partielle”, l'ADMNET n'a rien reçu comme aide pour le COVID. Une réponse à Christophe a été faite : soit il l'envoie lui-même soit il indique au bureau comment procéder pour l'envoyer.
27/04/2021 La demande de subvention n'existe pas sur le portail.
27/04/2021 Le portail est le même que celui pour la suvention départemtale annuelle : conflit ? Une demande d'explication a été envoyée à CHristophe.

  • Subvention départementale : Dimanche 07/03/2021 la demande subvention est bien avancée, il manque à remplir le tableau à partir du fichier adhérent et des informations à propos du BMD.

Benoît et Virginie remplissent leur partie et ensuite l'envoient à Jannique.
25/04/2021 Armelle et Benoît ont relevé les multiples statistiques et comptes d'élèves demandées et ont réussi à clôturer la demande dimanche.
Il reste à capitaliser tous les documents demandés et le remplissage de la demande de subvention pour l'année prochaine.

  • La demande subvention municipale a été effectuée, mais la mairie pose des conditions :

Benoît a vu le Maire Vendredi 26 Mars 2021 à 17h :

  1. Résoudre définitivement le problème des impayés, à récupérer depuis 2 exercices comptables
  2. Résoudre le faible nombre de personnes au bureau et au conseil d'administration de l'ADMNET
  3. Appliquer strictement les règles sur les horaires des salariés et ainsi rédiger un avenant au contrat de travail annuel.
  4. Organiser une réunion de fin d'accompagnement du DLA à laquelle la mairie et le DLA seront conviés.


Faire la déclaration annuelle à Uniformation

15/03/2021 : La déclaration est bloquée car il faut la la masse salariale globale 2020, sachant que la masse salariale globale 2019 a été déclarée à 99400 euros.

On ne peut pas avancer dans la déclaration sans cette information.

Ça serait bien de mettre la méthode d’obtention quelque part car on ne a besoin chaque année…

16/03/2021 : M. Sylvain COCHARD a fourni cette information au bureau :

En principe la "masse salariale" correspond aux salaires + charges qui figurent dans les comptes. 
Pour 08/2019, c'était 133 868 €. 
Pour 08/2020, c'est 129 594 €. 

→ La déclaration est effectuée.

Reste à capitalier sur le sit coment est remplie cette déclaration pour l'année prochaine.


Externaliser la comptabilité

  • pour soulager les bénévoles,
  • sécuriser les comptes,
  • en permettre un suivi de gestion continu tout au long de l'année,
  • simplifier le suivi des adhérents,
  • structurer les processi ;

Pour cela :

  • finir de porter la comptabilité 2020-2021 vers une comptabilité d'engagement ;
  • voir comment fournir les éléments du fichier adhérent demandés au cabinet comptable externe ;
  • adapter le fichier Excel Adhérents
  • être prêt pour les ré-inscriptions fin-avril

Actuellement :

  • L'ADMNET a signé avec le cabinet comptable de Saint-Jean le Mardi 03/03/2021
  • L'ADMNET a décliné l'offre de l'autre cabinet comptable
  • Tous les éléments demandés par le Cabinet MOISSAING ont été envoyés
  • Le 10/03/2021 Une lettre explicitant le Rôle de M. Cochard a été envoyée au cabinet MOISSAING. Le 11/03/2021 Mme MOISSAIN a confirmé.
  • M. Cochard a rendez-vous le lundi 15 mars à 9h pour un premier point pour transférer les comptes de l'ADMNET, avec Virginie. S'ils on le temps, ils se proposent de faire un petit compte-rendu avant la réunion du bureau de mardi soir.
  • 15/03/2021 sujets échangés :

• le cabinet a décidé de reprendre tous les flux depuis le 1er septembre. Ce n'était pas ma reco, mais Mme Moissaing préfère le faire de cette manière. L'inconvénient est que c'est bien plus lourd à réaliser pour le cabinet, mais l'avantage est que les comptes 2020-2021 seront déjà dans le nouveau format, et ce pour toute la période. L'année complète sera donc la nouvelle base de référence.

    •	Virginie n'a plus à saisir quoi que ce soit dans l'onglet "journal" du fichier "compta". 
    •	Pendant 1 mois ou 2, il faut transmettre les relevés de banque des 2 comptes au cabinet. Ensuite le cabinet les recevra directement. 
    •	A partir de maintenant l'ADMNET entre dans une comptabilité dite d'engagement (la seule qui soit légalement autorisée) : cela signifie qu'il faut faire parvenir au cabinet toutes les pièces comptables : factures fournisseurs, bulletins de salaires, déclarations sociales, etc. Les flux bancaires (encaissements et décaissements) doivent tous être sous-tendus par une pièce. Exemple : un ticket de carte bleu n'est pas une pièce comptable d'engagement. Un ticket de caisse, avec détails, nom du commerçant, date, etc est une pièce comptable. Il faut donc organiser cette transmission d'infos/pièces au fil de l'eau. 
    •	le cabinet fonctionne en mise à jour continue : il est donc possible d'obtenir des informations sur les comptes, que ce soit global ADMNET, ou par adhérent (compta auxiliaire), à la demande et arrêtés à la fin du mois précédent (sous réserve d'avoir fourni les infos au cabinet - cf point précédent)
    •	le cabinet ne fait pas les relances d'impayés, mais il fourni le détail sous une forme très proche de la mienne dans Excel. **C'est à l'ADMNET de relancer.** 
    •	le cabinet n'a pas besoin de toutes les factures des adhérents : il va intégrer le fichier que je lui ai communiqué. Il a besoin de 3 ou 4 factures pour s'assurer qu'elles sont conformes à la Loi. A noter que la mention, dans la facture, indiquant que celle-ci a été réglée, n'est pas une mention obligatoire. Il ne faut donc l'indique que sur demande (via un tampon par exemple), et uniquement si la totalité de la facture a été réglée : un paiement par prélèvement dont certaines échéances sont à venir ne correspond pas à une facture "réglée". 
    •	01/04/2021 : Le Cabient demande "Pouvez-vous nous amener les justificatifs de dépenses ?"
    • 01/04/2021 : Au niveau des dépenses, Arthur propose de faire un point avec la comptable pour voir comment on procède et voir ce qu'elle attend exactement. Le dernier relevé de comptes montre : il y a des prélèvements récurrents (assurance, etc.) pour lesquels nous devons avoir un échéancier, des prélèvements URSSAF pour lesquels j'imagine que l'on n'a rien, et elle voudra probablement également les fiches de paie etc... Il faudrait qu'on arrive à faire un point téléphonique avec elle.

17/04/2021 Arthur est en charge de récupérer toutes les factures des organismes qui effectuent un prélèvement automatique sur notre compte, notamment les échéanciers.

Nous attendons un compte-rendu de cette activité.


Récupérer les impayés

  • Clarifier la situation (la plupart des personnes ont effectivement payé : il faut retrouver comment)
  • mener une action pour récupérer les impayés des adhérents de ces 2 dernières années ;
  • 08/03/2021 La récupération des impayés a démarré. Une lettre-type a été rédigée. Elle a été validée par les membres du bureau.
  • Concernant les e-mails d'impayés : Les impayés ont été passés en revue par M. Cochard et Armelle le 13/03/2021, et Virginie a regardé de son côté. Les e-mails peuvent donc être envoyé aux adhérents dès le 15/03/2021.
  • 17/04/2021 De nombreux impayés ont été récupérés ou expliqués. La plupart n'existe pas et sont le fruit d'une inscription dans le fichier adhérent qui n'a pas abouti mais où l'adhésion a bien été payée, conformément aux statuts.
  • 24/04/2021 Nous attendons un compte-rendu précis de la situation.

ABSENCES :

  • Beaucoup d'élèves justifient leur non-paiement par des absences de professeur. En conséquence, nous allons imposer que professeurs et élèves signalent par e-mail au bureau toute absence de l'un ou de l'autre.

Déclarer le nouveau bureau

Le nouveau bureau doit être déclaré à la préfecture et à la banque mais plusieurs questions méritent d'être répondues avant :

  • Ne faudrait-il pas attendre d'avoir des bénévoles ayant de la disponibilité pour déclarer ce bureau ?
  • Est-il judicieux de ré-élire un président qui n'a aucune disponibilité ?
  • Ne faudrait-il pas élire comme trésorier quelqu'un qui maitrise réellement les comptes ?
  • Comment intégrer des bénévoles qui ne sont pas adhérent à l'association par rapport aux statuts ?

→ Modifier les statuts afin d'autoriser dans le C.A. les bénévoles.

Après délibération :

  • Personne ne veut prendre la place de président, donc Benoît reste président ;
  • Arthur va gérer le passage des pièces comptables au cabinet comptable ; donc devient trésorier
  • Virginie qui est la plus disponible devient secrétaire.
  • Virginie devient secrétaire adjointe dédiée à la communication.
  • Armelle rentre au C.A.


  • La déclaration a été envoyée à la banque
  • Samedi 17 Avril les membres du bureau sont allé se présenter à la banque afin de remplir les papiers.
  • Dimanche 25 Avril la déclaration est encore une fois envoyée à la préfecture avec tous les papiers demandés et toutes les signatures.
  • Mardi 27 Avril 2021 la déclaration est acceptée. Les documents ont été transmis sur le site gma de la mairie http://gma.mairie-saintjean.fr/

Trouver au moins un bénévole capable de gérer les Ressources Humaines

  • caler les contrats de travail des professeurs aux heures de cours par des avenants annuels au moment des inscriptions ;
  • tenter de solutionner rapidement le problème des cotisations retraites d'avant 2011 ;
  • gérer les formations des professeurs/salariés. Arthur demande le catalogue des formations.
  • faire créer un espace de partage microsoft à chacun des salariés. Leur demander de se créer un compte microsoft à chacun.
  • fiche de poste des professeurs
  • le concert des professeurs
  • concert des professeurs en direct depuis le kiosque.
  • nourrir la page facebook à partir du travail des professeurs
  • tenter d'approcher la principale du collège de Saint-Jean pour voir si les profs pourraient y rentrer.
  • voir comment capitalier pour payer les retraites des professeurs qui vont bientôt y partir

Les professeurs sont en train de fournir au DLA :

  • le temps consacré à la coordination pédagogique par les 4 professeur coordinateurs de l’ADMNET (détaillé et justifié).
  • le détail du problème cotisations retraites d’avant 2011 : nombre de points à rembourser pour chacun des professeurs concernés, organisme à qui les payer, tout précisément afin de régler ça.

→ Toujours aucune avancée sur ce point primordial.


Trouver des bénévoles

  • étoffer l'équipe,
  • préciser les rôles de chacun,
  • définir les tâches,
  • planifier, …

afin de décharger les membres du bureau.

Pour avoir une vue globale des activités où on doit être épaulées :

Et donc l’aide bénévole sur :

  • Les ressources humaines : avenants au contrat de travail, formations, communication, rencontre et points annuels avec les professeurs, points retraite….
  • Le téléchargement des factures sur les différents sites web pour les fournir au comptable
  • Les compétences Excel/Word pour le fichier adhérent et la génération des factures
  • Toute action où il faut de la disponibilité (administration/communication/rencontre des acteurs… )

La mairie doit nous donner deux pistes, évoquées lors de la réunion avec la mairie le jeudi :

  • garage coopératif
  • chouettecoop
  • 2 ad
  • unicité
  • ligue de l'enseignement

Le vendredi 19 février 2021, la mairie nous informe:

David MARIONNEAU
Référent Service Civique - Pôle Vie Fédérative
Ligue de l’enseignement 31
43 Chemin de la Garonne - CS 12441
31 085 Toulouse Cedex 2                                                                         
Tél. : 05 62 27 91 17 – 06 79 41 21 02
  • communication@mairie-saintjean.fr a été informé de notre appel à bénévoles

→ À ce jour aucune évolution.

01/04/2020 : Pour les bénévoles, Arthur attend le rappel de la dame de la ligue de l'enseignement…


Externaliser

Envisager l'externalisation d'autres tâches administratives (exemple DRH, recouvrement de créances ? ) en utilisant le support de salariés mutualisés (ex : OPEP dont le DLA avait parlé dans son mail de décembre)

→ À ce jour aucune évolution.


Les pré-inscriptions

Il nous faut préparer immédiatement les pré-inscriptions.

→ nouvelle fiche d'inscription

Le 24/04/2021 la nouvelle fiche d'inscription est présentée au bureau. Elle est pratiquement OK.


Communication dans la presse et les médias

Serge DASSAIN continue à rédiger des articles pour “Le Lien de Saint-Jean” et “La dépêche”. Dans le prochain, il lancera subtilement un appel à bénévolat en rappelant que nous sommes une association.

  • Le 08/03/2021 Serge DASSAIN a proposé un article très bien.


Partage privé des bulletins de Salaire sur OneDrive

Pour les bulletins de salaire, sans doute quelquefois bloqués par le RGPD, plusieurs solutions sont étudiées pour partager les fiches de salaire en lecture seule sur le Drive de l'association plutôt que de les envoyer par e-mail.

10/04/2021 L'expérimentation a fonctionné, les bulletins sont en place : il manque à demander à chaque professeur de se créer un compte microsoft “onedrive”.


Harpe

2 ou 3 personnes sont actuellement intéressées par les cours de harpe.

  • Une professeur a été trouvée, mais elle ne peut commencer qu'à la rentrée 2021-2022.
  • Un autre professeur est d'accord pour commencer de suite avec les 2 débutants mais le 13/03/2021 il affirme qu'il veut soit un CDI, soit un CDD.
  • Éclaircir ce sujet car les élèves commencent à s'impatienter.
  • On s'en occupe


Répartir les remboursements du Covid

1795,61 euros sont à répartir.

Il faut reprendre les fichiers Excels, effectuer et vérifier les calculs

14/03/2021 : Après vérification des comptes (dettes au bilan de août 2020 et du bilan au 31 janvier 2021), peut-être proposition alternative (191 euros de la sécu d'Élise oubliés), en ligne avec les principes de calculs choisis, mais avec une petite différence sur le calcul. Il est très important d'être cohérent au niveau des comptes pour le nouveau cabinet comptable.

La fin de l'année arrive et il va falloir s'y mettre.


Faire une réunion avec le DLA

Informations envoyées le 01/03/2021 par Christophe HERNANDEZ :

  • temps consacré à la coordination pédagogique par les 4 coordinateurs
  • cotisations retraites d'avant 2011

Une fois que les actions qui nous ont été demandées seront effectuées, faire une réunion bilan avec le DLA et la Mairie et tous les membres du bureau.


Rapprochement avec les municipalités au Nord-Est de Toulouse

Ne pas reproduire les erreurs de l'ancien président de l'ADMNET


Free

  • Accès Wifi, accès Internet
  • Factures : accès au compte de Free
  • Fibre
  • Mot de passe / e-mail.


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